EZD RP. Fundament cyfrowej administracji w Polsce

System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją RP to administracyjna rewolucja. Dla milionów Polek i Polaków. Dla setek tysięcy pracowników urzędów i instytucji publicznych. Dla cyfrowego rozwoju, efektywności i spójności systemów. Dla bezpieczeństwa Polski i jej obywateli.

– Zmiana, którą wprowadzamy, buduje przyjazną, dobrze zarządzaną administrację, która jest blisko obywatela. Ta zmiana dotyczy tego, jak powinna wyglądać Polska przyszłości. Polska, w której jest zero papieru, a usługi mają charakter online. To wielkie wyzwanie, ale wierzę, że uda nam się je zrealizować. Już teraz się udaje, bo w ramach systemu pracuje już ponad 1300 jednostek. A do czerwca 2026 roku ta liczba się podwoi – podkreślał podczas konferencji o EZD wicepremier i minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski.

– EZD RP to nie narzędzie dla informatyków. To narzędzie dla wszystkich obywateli, którzy chcą mieć łatwiejszy i intuicyjny dostęp do administracji, wiedzę o procesie, chcą szybko załatwić sprawę – dodał wicepremier.

To system stworzony z myślą o każdej placówce – małej, jak trzyosobowy zespół Państwowej Inspekcji Nadzoru Budowlanego w Hajnówce – i ogromnej instytucji, takiej jak Urząd Miejski w Białymstoku, liczący ponad 1200 pracowników. To system dla szpitali, przedszkoli, bibliotek, MOPS-ów i innych jednostek, prowadzonych przez samorządy. To też system dla KRUS-u, zatrudniającego 6000 osób, Kancelarii Sejmu czy ministerstw.

I  – co najważniejsze – EZD RP jest całkowicie bezpłatny. Jednostki, które z niego korzystają, nie wydają na to nawet złotówki. Otrzymują bezpłatnie zarówno szkolenia dla pracowników, wsparcie przy wdrożeniu, jak i infrastrukturę chmurową. Na realizację kolejnych wdrożeń projektu i udostępnienie usługi SaaS EZD RP dla 300 tysięcy użytkowników Polska przeznacza 200 milionów złotych w ramach funduszy z Krajowego Planu Odbudowy.

– EZD RP to platforma, nie system. Platforma, która tworzy przestrzeń do świadczenia usług, ale także do tego, żeby państwo i prywatne firmy budowały dodatki, integracje, rozszerzenia i na bieżąco udoskonalały to narzędzie. Coś, co jeszcze niedawno było niemożliwe, teraz staje się realne – mówił dr inż. Radosław Nielek, dyrektor NASK-PIB.

Dodał, że EZD RP to jeden z trudniejszych projektów, z którymi mierzy się NASK. – Takie projekty wymagają dotarcia do dziesiątków tysięcy ludzi, a docelowo planujemy zbudować infrastrukturę do świadczenia usług dla pół miliona osób. Te osoby będą korzystać z systemu codziennie. To pokazuje skalę tego wyzwania. Te procesy wymagają odwagi i myślenia strategicznego na lata do przodu. Ale cyfryzacja ma sens tylko wtedy, gdy wprowadzana jest na dużą skalę – zaznaczał dyrektor NASK.

Dlaczego EZD RP?

Po pierwsze – bezpieczeństwo. NASK gwarantuje wysoki poziom ochrony danych przed cyberzagrożeniami. W dobie wysokiego ryzyka cyberataków i wojny hybrydowej zabezpieczenie danych Polaków i administracja odporna na ingerencję hakerów mają strategiczne znaczenie.

Po drugie – realne oszczędności dla samorządów i administracji publicznej. Brak kosztów licencyjnych, ograniczone zużycie papieru, mniej sprzętu biurowego i niższe koszty archiwizacji – to konkretne korzyści finansowe.

Po trzecie – przejrzystość i spójność. Wprowadzenie jednolitego, bezpłatnego systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją to milowy krok w stronę nowoczesnego e-państwa.

Po czwarte – efektywność. EZD RP umożliwia pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów, skraca czas realizacji spraw i eliminuje chaos papierowej biurokracji.

Po piąte – transparentność. Możliwość śledzenia spraw i szybki dostęp do dokumentów to fundament nowoczesnych relacji obywatel–urząd.

Po szóste – pełna integracja z ePUAP i e-Doręczeniami. To oznacza płynną wymianę informacji między systemami. Procesy, takie jak obsługa korespondencji urzędowej, wysyłka decyzji czy potwierdzanie odbioru dokumentów będą dostępne w ramach spójnego systemu.

Po siódme – integracja z Archiwum Dokumentów Elektronicznych. Dokumenty, które w EZD RP zostały uznane za archiwalne (np. po upływie określonego czasu przechowywania), mogą być automatycznie lub półautomatycznie przekazywane do Archiwum Dokumentów Elektronicznych. Będzie do nich stały dostęp, a ryzyko zagubienia historycznego materiału zniknie.

Po ósme – system wspierany przez sztuczną inteligencję. AI w EZD np. streści daną sprawę i przygotuje odpowiedź. Jednym słowem – przyspieszy i ułatwi pracę urzędników.

Po dziewiąte – wsparcie rozwoju lokalnych ekosystemów IT. W ramach korzystania z EZD RP samorządy mogą zlecać tworzenie dodatkowych modułów lokalnym firmom, co wspiera gospodarkę i pozwala na pełne dopasowanie systemu do indywidualnych potrzeb.

I  wreszcie – po dziesiąte – elastyczność. EZD RP można zainstalować lokalnie albo w chmurze, można go integrować z innymi systemami i rozbudowywać. System umożliwia przypisywanie ról i uprawnień zgodnie z polityką bezpieczeństwa informacji.

Ale to nie wszystko. EZD RP to cyfrowa transformacja polskich samorządów. To inwestycja w przyszłość. To zmiana, która gwarantuje cyfrową suwerenność.

Chmura SaaS EZD RP to skala nie tysięcy, nie setek tysięcy, a milionów.

To już:

• Ponad 47 tysięcy aktywnych użytkowników (z ponad 75 tysięcy).
• Ponad 3,3 miliona spraw.
• Ponad 50 milionów plików.

Ponadto:

• 473 wdrożone podmioty.
• 763 w trakcie wdrożenia.
• 1241 w procesie formalnym.

Od 1 stycznia 2028 roku jednostki administracji publicznej – rządowej i samorządowej – będą działać w oparciu o systemy elektronicznego zarządzania dokumentacją. Z pewnością system EZD RP, który realizują NASK i Ministerstwo Cyfryzacji w ramach środków z KPO, będzie najbardziej powszechnym i najlepiej dostępnym systemem w chmurze.

– To zmiana, która dla tych, którzy jeszcze obecnie pracują w „administracji papierowej”, jest nie do wyobrażenia. Urzędnicy pytają: „Jak to, na moim biurku nie będzie już stosu teczek? Ton dokumentów, do podpisania ręcznie?” – opowiadał wiceminister cyfryzacji Dariusz Standerski. – Nie będzie i wiemy, że to olbrzymia zmiana. Zmiana rewolucyjna, ale możliwa do zrealizowania. Udowadniamy, że razem z NASK możemy tę rewolucje przeprowadzać. Nie tylko w dużych miastach, ale także w małych miejscowościach i na wsiach – podkreślał.

– Cyfrowa administracja będzie codziennością. Do tego zmierzamy. Razem – podsumował.

Przedsięwzięcie pn. „Wsparcie dla powszechnego stosowania elektronicznego zarządzania dokumentacją poprzez rozwój i udostępnienie nieodpłatnego systemu klasy EZD, udostępnienie chmury SaaS2 EZD RP oraz wdrożenia systemu EZD w administracji publicznej RP”, realizowane przez Ministerstwo Cyfryzacji w partnerstwie z NASK-PIB, objęte wsparciem w ramach Inwestycji C2.1.1 Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności ze środków Instrumentu na Rzecz Odbudowy i Zwiększania Odporności oraz Unii Europejskiej – NextGenerationEU.