Awans cyfrowy dzięki 200 mln zł z funduszy KPO

EZD RP to system elektronicznego zarządzania dokumentacja tworzony, utrzymywany i rozwijany przez NASK. Nowe środki pozyskane z Krajowego Programu Odbudowy pozwolą na budowę chmury SaaS EZD RP dla około 300 tysięcy pracowników jednostek realizujących zadania publiczne oraz uruchomienia EZD RP w kolejnych 2000 podmiotach. To istotne działania wpisujące się w strategię cyfryzacji państwa realizowaną przez Ministerstwo Cyfryzacji. 

Budowa bezpiecznej infrastruktury chmurowej budowanej na zlecenie Ministra Cyfryzacji przez Centralny Ośrodek Informatyki (COI) znacząco obniży koszty utrzymania systemów IT i jest szansą na awans cyfrowy zwłaszcza niedużych podmiotów jak urzędy miast, gmin, przedszkola i żłobki. Podmioty te nie będą musiały inwestować we własne serwery, infrastrukturę IT i zatrudnienie specjalistów. Będą mogły skorzystać ze nowoczesnych rozwiązań i wsparcia ekspertów z NASK. 

Całkowita wartość przedsięwzięcia realizowanego przez NASK, Ministerstwo Cyfryzacji i COI to 228 423 630 zł, z czego kwota dofinansowania z Krajowego Planu Odbudowy to 194 181 000 zł. 

„Budujemy cyfrową administrację, która działa szybciej, sprawniej i bez zbędnej biurokracji. Powszechne wykorzystanie EZD RP pozwoli na znaczną redukcję papierowego obiegu dokumentów i realnie ułatwi codzienną pracę urzędników. Usprawni to obsługę obywateli, przyspieszy procedury i obniży koszty funkcjonowania jednostek administracji”– mówi wicepremier i minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski – „To inwestycja w nowoczesną administrację, która zwiększy efektywność pracy urzędów i jakość obsługi obywateli” – dodaje. 

Obecnie jedynie 30,6 proc. jednostek administracji publicznej w Polsce korzysta z systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) jako podstawowego narzędzia pracy. W wielu instytucjach wciąż dominuje jednak obieg papierowy, co wydłuża procedury, generuje wysokie koszty operacyjne i utrudnia sprawne zarządzanie dokumentacją. 

„Jestem dumny, że NASK odgrywa kluczową rolę w procesie cyfryzacji państwa. Dokonamy prawdziwej rewolucji w obiegu dokumentów i przeniesienia administracji w cyfrowy wymiar. Pozwoli to na zwiększenie efektywności działań administracji, jej większą transparentność oraz – co bardzo ważne – przyniesie oszczędności dla budżetu. EZD to ważna inwestycja w cyfrową Polskę. Dzięki systemowi EZD RP możemy mówić o realnym zwiększeniu efektywności i budowaniu zaufania obywateli. Cieszę się, że zadanie to wykona NASK. To dowód uznania dla naszych kompetencji i doświadczenia” – mówi dyrektor NASK, Radosław Nielek. 

Z kolei Mariusz Madejczyk zastępca Dyrektora NASK – Państwowego Instytutu Badawczego ds. Nowych Technologii dla Polityk Publicznych nie kryje satysfakcji z decyzji o rozwoju projektu i podkreśla: 

„EZD RP to system, który jest kluczowym element cyfrowej transformacji polskiej administracji publicznej. Cieszymy się, że stworzone i rozwijane w NASK narzędzie wspiera zarówno urzędników, jak i obywateli. Nowy system to znacznie szybsza i bardziej przejrzysta obsługa spraw urzędowych. Z każdym kolejnym wdrożeniem oddajemy w ręce pracowników administracji to intuicyjne narzędzie do elektronicznego zarządzania dokumentacją, co pozwala na optymalizację procesów i skrócenie czasu realizacji procedur”.  

Dofinansowanie, którego część trafi do NASK pozwoli na produkcyjne uruchomienia EZD RP w kolejnych 2000 podmiotach. Instytut zapewni kompleksowe wsparcie techniczne i merytorycznej na każdym etapie wdrażania systemu. Każda jednostka administracyjna otrzyma indywidualny harmonogram wdrożenia oraz dostęp do pomocy specjalistów. 

„NASK zapewni tym jednostkom pełne wsparcie wdrożeniowe w zakresie merytorycznym i technicznym. Mam tu na myśli prace przygotowawcze, uruchomienie systemu i jego utrzymanie. Prowadzimy szkolenia, warsztaty, udzielamy pomocy na helpdesk, wspierając kierownictwo i zespoły wdrożeniowe w jednostkach przy wprowadzeniu pełnego elektronicznego zarządzania dokumentacją. Nasi eksperci pomagają m.in. w konfiguracji systemu, jego integracji z ePUAP i e-Doręczeniami. To ścieżka, którą idziemy razem od lat z administracją publiczną i zarówno my jak i współpracujące z nami podmioty cenimy takie działania” – podkreśla Magdalena Sawicka, dyrektor Oddziału NASK w Białymstoku.  

Nabór podmiotów zainteresowanych wdrożeniem systemu EZD RP jest realizowany za pośrednictwem Portalu EZD RP. 

Aktualnie z systemu EZD RP korzysta łącznie 1740 podmiotów (1234 jednostki zgłosiło wdrożenia produkcyjne, a 506 jest w trakcie wdrożeń). Wśród użytkowników EZD RP są m.in. Ministerstwo Przemysłu, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, Najwyższa Izba Kontroli, KRUS. 

Obowiązek doręczeń elektronicznych przyczynia się do zwiększenia liczby wdrożeń systemów klasy EZD w podmiotach publicznych i minimalizacji spraw dokumentowanych papierowo.

EZD RP pozwala na kompleksową obsługę spraw w formie elektronicznej, a także wspiera ich prowadzenie w tradycyjnej, papierowej formie. Jest też skutecznym narzędziem dla kierownictwa do zarządzania informacją. 

Cyfryzacja państwa, którą aktywnie wspiera NASK, bezpośrednio przekłada się m.in. na transparentność działań jednostek administracji publicznej, oszczędności dla budżetu i zaufanie obywateli.