Projekt dla obywateli i urzędników. Konferencja EZD RP

Kilkaset osób to zaledwie skromna reprezentacja ponad ćwierć miliona użytkowników systemu EZD RP. To system elektronicznego zarządzania dokumentacją, stworzony przez NASK i wdrażany we współpracy z Ministerstwem Cyfryzacji.

– Jeżdżąc po całej Europie jestem dumny, mówiąc o EZD RP i mogąc się nim pochwalić. To prawdziwa rewolucja cyfrowa w świecie administracji – mówił podczas otwarcia wydarzenia Dariusz Standerski, Sekretarz Stanu w resorcie cyfryzacji.

– Proszę sobie wyobrazić, że z systemu korzysta już ponad 3,5 tys. jednostek, a drugie tyle zgłosiło chęć wdrożenia EZD RP. Te liczby mówią same za siebie, a ten sukces osiągnęliśmy w stosunkowo krótkim czasie – dodał minister na konferencji w warszawskim hotelu Sheraton.

Dariusz Standerski, Sekretarz Stanu w Ministerstwie Cyfryzacji podczas konferencji o EZD RP.

Cyfryzacja, bezpieczeństwo, nowoczesność. To trzy słowa, którymi – w skrócie – można opisać EZD RP. System, który sprawia, że polskie jednostki samorządowe żegnają się z papierowymi dokumentami, przechodząc na elektroniczne zarządzanie, rewolucjonizuje nasz kraj.

– To, co jeszcze kilka miesięcy temu było celem, dziś staje się faktem. Transformacja usług publicznych na taką skalę jest możliwa dzięki środkom z KPO – mówiła z kolei Magdalena Sawicka, dyrektorka Pionu Wdrożeń i Utrzymania EZD RP w NASK podczas otwarcia. – Wspólnie z jednostkami samorządu terytorialnego zrealizowaliśmy i nadal realizujemy założenia przedsięwzięcia EZD-KPO i po raz kolejny pokazujemy, że działania w regionie mają realny wpływ na cyfryzację Polski.

Jak podkreślała Magdalena Sawicka, EZD RP nie jest projektem „dla informatyków”. System w praktyce wypełnia cele Strategii Cyfryzacji Państwa do 2035 r. i przygotowuje administrację do modelu, w którym elektroniczne zarządzanie dokumentacją będzie standardem pracy.

– To projekt dla obywateli, urzędników i kierowników jednostek. Sprawniejszy obieg dokumentów oznacza szybszą obsługę spraw, większą przejrzystość i lepszą ciągłość działania – mówiła dyrektorka.

Liderzy EZD RP z nagrodami

Konferencja podzielona była na dwie części – tę z debatami i panelami dyskusyjnymi, i tę z Gali, na której wręczono nagrody dla jednostek, które okazały się być Liderami Wdrożenia EZD RP.

Statuetki uroczyście wręczyli Dariusz Standerski oraz Radosław Nielek. Nagrody powędrowały w ręce:

• Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy – m.in. za zrealizowanie jednego z największych wdrożeń systemu EZD RP w ramach KPO, co potwierdziło wysokie kompetencje w zarządzaniu złożoną transformacją cyfrową.
• Urzędu Miasta Siedlce – m.in. za zastosowanie modelu kaskadowego z wykorzystaniem SaaS EZD RP, umożliwiającym efektywne skalowanie wdrożenia i rekordowy czas implementacji systemu – trzy miesiące.
• Urzędu Miasta Krakowa m.in. za zapewnienie wysokiej jakości wsparcia we współpracy z NASK, co przełożyło się na szybkie osiągnięcie pełnej funkcjonalności systemu, a także przeszkolenie ponad 1600 użytkowników.
• Urzędu Miasta w Białymstoku – m.in. za zapewnienie wzorcowej koordynacji i sprawnie działającej linii wsparcia dla wszystkich jednostek.
• Urzędu Gminy Radziejów – m.in. za bardzo wysoki poziom przygotowania przedwdrożeniowego, który przełożył się na sprawną, uporządkowaną realizację projektu.

Wyzwania i przyszłość EZD RP

Podczas konferencji eksperci z NASK oraz Centralnego Ośrodka Informatyki przedstawili najważniejsze zagadnienia związane z cyfryzacją administracji samorządowej.

Magdalena Sawicka, omówiła wsparcie świadczone przez NASK na rzecz elektronizacji procedur wewnętrznych jednostek samorządu terytorialnego. O bezpiecznym modelu udostępniania systemu EZD RP w formule SaaS mówił Tomasz Stojek, dyrektor Pionu Operacji Centralnego Ośrodka Informatyki, prezentując korzyści płynące z centralnie zarządzanego rozwiązania dla samorządów.

Z kolei Norbert Staszak, kierownik Działu Wsparcia EZD w NASK, podsumował realizację zadań prowadzonych w ramach projektu EZD-KPO, wskazując na postępy w rozwoju nowoczesnej administracji publicznej. O zasadach współpracy z NASK i organizacyjnych aspektach wdrożenia EZD RP w jednostkach samorządu terytorialnego mówiła Agnieszka Reizer, zastępca kierownika Zespołu Wsparcia Merytorycznego.

A Jacek Orłowski, kierownik Działu Współpracy z Podmiotami Otoczenia EZD w NASK zwrócił uwagę na kwestie, które należy uwzględnić przy zlecaniu integracji oprogramowania, aby zapewnić sprawne funkcjonowanie procesów administracyjnych.

Konferencja EZD RP w Sheratonie.

Bezpieczeństwo i efektywne zarządzanie dokumentacją w EZD RP

Druga część konferencji koncentrowała się na zagadnieniach technicznych, organizacyjnych oraz związanych z bezpieczeństwem cyfrowego obiegu dokumentów w administracji publicznej.

Uczestnicy omawiali kwestie wymagań technicznych, które są niezbędne do wdrożenia EZD RP. Istotną częścią konferencji były również kwestie prawne. Eksperci NASK omówili obowiązujące regulacje i dobre praktyki, dzięki którym procesy administracyjne pozostają zgodne z wymogami prawnymi. Konferencję zamknęła prezentacja dotycząca archiwizacji dokumentu.

Panele były okazją nie tylko do wzbogacenia wiedzy uczestników, ale także do wymiany doświadczeń, związanych z wdrażaniem EZD RP. Konferencja pokazała, że skuteczne zarządzanie dokumentacją elektroniczną jest możliwe tylko przy połączeniu odpowiednich kompetencji, właściwej organizacji i dbałości o bezpieczeństwo.