Złoty Herold i cyfrowe państwo w praktyce. NASK na XXXII Forum Teleinformatyki

Forum Teleinformatyki od ponad trzech dekad łączy administrację publiczną, naukę i branżę technologiczną. Pierwsza edycja odbyła się w 1995 roku, a tegoroczne, XXXII spotkanie, poświęcono perspektywom cyfrowej transformacji systemu informacyjnego państwa.

Zakres tematów dobrze pokazuje, jak bardzo przez te lata zmieniła się sama rozmowa o informatyzacji państwa. Dziś obok nowych usług i systemów równie ważne są ich bezpieczeństwo, integracja, certyfikacja i możliwość sprawnego wykorzystania w tysiącach bardzo różnych instytucji.

Szczególne miejsce w programie zajęła cyfrowa administracja. Elektroniczne zarządzanie dokumentacją jest obecne na Forum Teleinformatyki już od dziesięciu lat, a jubileusz stał się okazją zarówno do spojrzenia na skalę zmian, które wydarzyły się w tym czasie, jak i do rozmowy o tym, co czeka administrację w kolejnych latach.

Złoty Herold dla dyrektora NASK

Dziesięć lat obecności tematyki EZD na Forum stało się też okazją do szczególnego wyróżnienia. Dyrektor NASK Radosław Nielek, odebrał Złotego Herolda II stopnia za działania na rzecz rozwoju systemu informacyjnego państwa.

– Kiedy EZD pojawiło się po raz pierwszy, nie przypuszczałem, że w tak krótkim czasie i przy tak niewielkich zasobach uda się osiągnąć tak dużą skalę wdrożeń. Wielka w tym zasługa NASK – mówił prof. Bolesław Szafrański, przewodniczący Rady Programowej Forum Teleinformatyki, podczas wręczania nagrody.

Radosław Nielek podkreślił, że rozwijane przez NASK rozwiązania mają przede wszystkim ułatwiać i przyspieszać codzienną pracę administracji.

– W NASK tworzymy rozwiązania dla administracji państwowej i samorządowej z myślą o tym, żeby po prostu dobrze się z nich korzystało. Mają być nowoczesne, wygodne, przyspieszać pracę i ułatwiać funkcjonowanie w cyfrowym państwie. Dlatego ten Złoty Herold jest dla mnie naprawdę ważnym wyróżnieniem – mówi Radosław Nielek, dyrektor NASK.

Tego samego dnia NASK wyróżnił również instytucje, które szczególnie mocno zaangażowały się we wdrażanie EZD RP. Tytuły Lidera EZD RP otrzymały Krajowe Biuro Wyborcze, Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego oraz Główny Inspektorat Sanitarny. Każde z tych wdrożeń oznaczało pracę w innej skali i z innymi potrzebami organizacji, a doświadczenia partnerów są wykorzystywane przy dalszym rozwijaniu systemu.

EZD RP rośnie razem z administracją

O tym, jak dziś wygląda rozwój EZD RP, opowiadali Magdalena Sawicka, dyrektor Pionu Wdrożeń i Utrzymania EZD w NASK, oraz Mariusz Madejczyk, dyrektor Pionu Transformacji Cyfrowej i Architektury w NASK. Ich wspólne wystąpienie otworzyło Forum Administracji Publicznej, którego NASK był partnerem głównym.

Skala robi wrażenie: NASK zapewnia wsparcie utrzymaniowe blisko 8 tys. podmiotów publicznych, a z samego EZD RP korzysta ponad 4 tys. jednostek. System działa zarówno w dużych instytucjach centralnych, jak i w niewielkich jednostkach, w których elektronicznie dokumentacją zarządza zaledwie kilka osób. Jednym z największych nowych użytkowników jest Urząd m.st. Warszawy – z EZD RP korzysta tam blisko 10 tys. osób.

– EZD RP jest już obecne w tysiącach jednostek, od największych instytucji publicznych po najmniejsze urzędy. To ogromna skala, ale też ogromny cyfrowy awans polskiej administracji – mówi Magdalena Sawicka, dyrektor Pionu Wdrożeń i Utrzymania EZD w NASK.

Za wdrożeniem systemu kryje się znacznie więcej niż jego uruchomienie. Eksperci NASK przygotowują administratorów i zespoły wdrożeniowe, prowadzą szkolenia dla pracowników, pomagają w kwestiach kancelaryjnych i archiwalnych, a później towarzyszą jednostkom już podczas codziennej pracy z EZD RP. Tylko w ostatnich miesiącach przeprowadzono niemal 1800 szkoleń online i ponad 2 tys. stacjonarnych w 173 miejscowościach.

– Nasi partnerzy mają ogromny wpływ na rozwój EZD RP. Włączają się w testy i przekazują sugestie do kolejnych wersji systemu. Dzięki tej współpracy możemy rozwijać rozwiązanie odpowiadające na rzeczywiste potrzeby administracji – podkreśla Magdalena Sawicka, dyrektor Pionu Wdrożeń i Utrzymania EZD w NASK.

A co, gdy pół miliona osób zaoszczędzi kilka sekund?

Kolejnym etapem ma być coraz szersza integracja EZD RP z innymi systemami, automatyzacja procesów oraz wykorzystanie sztucznej inteligencji. To szczególnie istotne przy rozwiązaniu, które musi odpowiadać na potrzeby bardzo różnych organizacji – od ministerstw i samorządów po uczelnie, szpitale czy najmniejsze jednostki publiczne.

Dziś systemy klasy EZD obsługiwane przez NASK mają około pół miliona użytkowników. Mariusz Madejczyk zwrócił podczas Forum uwagę na prostą konsekwencję tej skali: usprawnienie, którego pojedynczy pracownik niemal nie zauważy, pomnożone przez setki tysięcy wykonywanych każdego dnia czynności może przynieść wymierny efekt dla całej administracji.

– Jeżeli w jednym małym procesie zaoszczędzimy kilka sekund, a takich procesów każdego dnia są setki tysięcy, w skali kraju przełoży się to na realne oszczędności – mówi Mariusz Madejczyk, dyrektor Pionu Transformacji Cyfrowej i Architektury w NASK.

Technologia, która pracuje dla państwa

XXXII Forum Teleinformatyki pokazało, jak daleko cyfryzacja administracji wyszła już poza samo przenoszenie dokumentów z papieru do systemu. Dziś chodzi o bezpieczne rozwiązania, które potrafią współpracować z innymi usługami państwa, odciążają pracowników w powtarzalnych czynnościach i mogą rozwijać się razem z potrzebami kolejnych instytucji.