Jak wdrożyć EZD RP i... nie zwariować?

EZD RP to system stworzony dla małych, jak i dużych jednostek administracji publicznej. Udostępniany podmiotom za darmo, z pełnym wsparciem NASK, już teraz służy ponad 60 tys. użytkowników. Podczas konferencji „Upowszechnienie EZD – transformacja cyfrowa w administracji” dyrektor Nielek podkreślał, że to ogromne wyzwanie – stworzyć infrastrukturę, która będzie odpowiadała potrzebom zarówno szkół czy bibliotek, jak i ministerstw czy dużych oddziałów KRUS.

– Architektura systemu, ale też jego funkcjonalność, musi być dopasowana do bardzo zróżnicowanych użytkowników – opowiadał Radosław Nielek. – Dzięki zgłoszeniom i wskazówkom, które od państwa dostajemy, codziennie poprawiamy nasz system – to dla nas ogromna wartość – dodał, zwracając się do gości konferencji.

Jak mówił dyrektor NASK, system EZD RP już teraz ułatwia pracę dziesiątkom tysięcy użytkowników, a wdrożenie sztucznej inteligencji opartej na opracowanym przez NASK modelu językowym PLLuM, jeszcze zwiększy jego funkcjonalność. – To będą nowe rozwiązania w EZD RP, które pomogą w przeróżnych aspektach pracy z tym systemem.

Sukces NASK

Już 5 tys. podmiotów korzysta z systemu EZD, jest w trakcie jego wdrażania lub w procesie formalnym. Ta liczba świadczy o sukcesie NASK.

– W lipcu tego roku, kiedy stałem przed państwem podczas konferencji EZD RP, mówiłem o tym, że z systemu korzysta albo wdraża go ponad 1200 jednostek. Dziś mamy ich 2300, czyli w niecałe pół roku podwoiliśmy tę liczbę – mówił Krzysztof Gawkowski, wicepremier i minister cyfryzacji.

Od 1 stycznia 2028 roku system do elektronicznego zarządzania dokumentacją stanie się obowiązkowy dla administracji publicznej. – Nie wszyscy są na ten proces gotowi, nie wszyscy są przekonani i te obawy przed nowym są naturalne. Są to jednak głównie bariery mentalne, żeby przestawić się z czegoś, co znamy, na coś, czego musimy się nauczyć od podstaw – zaznaczał Krzysztof Gawskowski. – I tu NASK udziela pełnego wsparcia, udostępniając nie tylko infrastrukturę chmurową systemu, ale także zapewniając szkolenia dla użytkowników.

Wdrażanie EZD RP, które realizuje NASK we współpracy z Ministerstwem Cyfryzacji, dofinansowane jest ze środków KPO. – Te 200 mln zł służy nam do przekształcenia papierowej administracji w cyfrową. Z własnych środków Ministerstwo Cyfryzacji dokłada jeszcze 30 mln – mówił wicepremier.

Z tych pieniędzy kupowane są m.in. sale do szkoleń, sprzęt potrzebny do wdrożenia użytkowników do obsługiwania systemu, a także doskonalona jest sama infrastruktura EZD RP, czyli chmura SaaS.

Przyszłość na naszych oczach

Podczas konferencji Magdalena Sawicka, dyrektorka Pionu Wdrożeń i Utrzymania EZD RP, podkreślała, że jednym z najważniejszych zadań jest rozwój systemu. – Dokładamy wszelkich starań, żeby nasz system był na bieżąco aktualizowany zgodnie z obowiązującymi przepisami, a użytkownicy mieli możliwość testowania nowych funkcjonalności i modułów – mówiła.

O skali zainteresowania systemem EZD RP świadczy wypełniona po brzegi sala Teatru Polskiego. Podczas konferencji omówiono rozwój EZD RP w naszym kraju, czyli to w jaki sposób system służy kolejnym gminom i powiatom. Dyskutowano także o tym, jak bezpiecznie i skutecznie go wdrożyć, a przede wszystkim – w jaki sposób korzystać z EZD RP tak, by jak najlepiej odpowiadał potrzebom jednostek administracji publicznej.

Eksperci NASK, którzy współtworzą system EZD RP i znają go od podszewki, zdając sobie sprawę z tego, że w pierwszej chwili wydaje się on skomplikowany. Dlatego też w programie konferencji znalazł się panel “Jak wdrożyć EZD RP i nie zwariować?”. W tej dyskusji głos zabrali przedstawiciele podmiotów, które już korzystają z systemu – podzielili się swoim doświadczeniem i wymienili cennymi uwagami.

EZD RP już teraz jest jednym z najważniejszych fundamentów zmiany naszego kraju w bardziej nowoczesny, bo cyfrowy. – Przyszłość dzieje się na naszych oczach. To my ją tworzymy – mówił Krzysztof Gawkowski. – Nie możemy, nie musimy i nie powinniśmy mieć żadnych kompleksów, bo polskie EZD RP to dziś jeden z najlepszych przykładów transformacji cyfrowej. Należy z całą mocą podkreślać, że przejście z papierowego na elektroniczny obieg dokumentacji jest zmianą nie tyle potrzebną, ile niezbędną.